各位毕业生同学：

你们好！一年一度的档案转递工作即将开始，为了让毕业生明确发档工作和注意事项，我们特向毕业生同学作以下几点说明：

一、大学生档案的基本说明

学生在校期间的档案称为学籍档案，一旦从高校毕业，持《报到证》到就业单位或人才服务机构报到起，学籍档案才成为真正意义上的人事档案。人事档案是证明一个人身份、学历、资历最基本、最可靠的依据。

人事档案与个人利益息息相关，不可轻怠。当毕业生参加工作后，会面对如转正定级、职称申报、养老保险办理、人事调动、社保福利、工龄计算、报考公务员，进入国有企业、事业单位工作，及开具出国、考研等有关证明，这些方面都要用到档案。

毕业生档案里面有学生在各个时期（中学、大学）的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、毕业生登记表、《报到证》（白联）、还有你的党团材料等。这些都是原始材料，不可复制，一定要重视自己的档案。

二、毕业生档案的转递程序

毕业生就业派遣数据库与毕业生档案邮寄密切相关，每年七月毕业生离校时，学工部档案室都是依据毕业生就业派遣数据库里的档案转寄单位名称、地址、邮编这三栏的数据进行邮件合并套打出邮寄信封，以机要的形式转递至各用人单位的档案接收部门。因此正确填写这三栏数据是一个很重要的工作环节，一旦有误将导致毕业生档案转寄过程中投递和接收的困难。

1．学生档案转寄单位名称、地址、邮编的填写必须详细具体准确，有人事档案保管权的单位（如国企、事业单位等）可写单位名称与地址，无人事保管权的单位（如三资企业、个体私营企业等）应填写其委托保管档案的单位名称与地址，如某人才市场或人才交流服务中心等。毕业生档案是通过机要转寄的，递送各环节均需有人签字，故档案转寄地址不得写信箱，档案转寄详细地址的格式是：XX省XX市XX路XX号，XX单位XX部门，邮编XX。

2．已落实用人单位的毕业生，在签订就业协议时，要求用人单位填写清楚档案转递的详细地址，其档案必须转递到有人事档案保管权的用人单位或上级主管部门；（如XX毕业生签订的单位是XX中学，其档案一定要寄到上一级主管部门，也就是XX教育局XX科，因为中学没有人事保管权）。

3、到三资企业、个体私营企业就业的毕业生，由当地政府人事部门所属的人才服务机构办理人事代理，档案转寄到当地人才服务中心。另外，就业单位为会计事务所、律师事务所、咨询公司等无人事保管权单位的毕业生，也应将档案转寄到当地人才服务中心。请用人单位或学生本人详细填写档案接收单位名称和地址。

4、考取研究生的毕业生，档案转递到录取学校指定的部门，在毕业生数据库里档案转寄单位名称、地址、邮编栏必须写明详细的录取学校名称部门、地址、邮编，不然考取研究生的毕业生后续档案材料无法寄出。如需提前调档的考研学生，需先凭调档函原件到招生就业处备案，凭招生就业处的档案转移通知单及录取学校调档函复印件到学工部档案室调档，学院自存一份调档函复印件以便地址的输入和备查。

5．未落实就业单位的毕业生，其档案可迁转回生源地人才交流服务中心部门。如档案还存放在学校的毕业生，务必在毕业后两年之内办理报到证并档案转出，否则毕业生将自动放弃全日制大中专毕业生所具备的干部身份。在择业期内还未落实就业单位，又不想失去干部身份的毕业生，可选择一家政府人事行政部门所属人才交流服务中心接管档案、户口，办理人事代理，以便保留干部身份、计算连续工龄和落户及办理社会保险与公积金手续等。

三、毕业生需重视个人档案

部分学生毕业后对档案置之不理，造成档案下落不明，或因未办理报到手续造成档案“休眠”，弃之不理；导致社会保险缴纳年限断档等问题发生，对个人的工作和生活等产生相当影响。

毕业生报到后三个月内，务必到档案接收部门查询个人档案，未查询到档案下落的请在毕业后十个月之内与我们联系（由于国家规定机要局对机要邮寄底单只保存一年，因此，有需要查询档案邮寄去向的，一定要在一年内查询）。学生档案室在思学楼A308室，联系电话：83032111。